Planlæg dine arbejdsrutiner, og undgå stres!

I alle virksomheder små som store gælder det at der er orden i tingene, og ikke mindst på arbejdsrutinerne, hvem gør hvad og hvornår skal det gøres osv. I en enkeltmands virksomhed er dette om end endnu vigtigere, for at få dagen til at fungere og for at undgå eventuelt stres!

Du kender det sikkert, ordrerne tikker ind på mail’en, de skal tages frem, pakkes og sendes, der skal skrives faktura og pakkelabels og pakkerne skal leveres til enten Post Danmark eller GLS. Samtidigt skal der genbestilles varer til lageret, som også bliver leveret til dig og som derefter skal lægges på både fysisk lager og lagersystem, der skal afstemmes betalte faktura og bankkonti… samt en helt masse andre add hoc opgaver!

Er du alene i virksomheden, så kræver det benhård diciplin ikke at løbe surt i alle disse gøremål!

Diciplin er mit mellemnavn!

Jeg indrømmer det gerne, jeg er fuldstændig sort og hvid i alt jeg laver – enten kan det lade sig gøre eller også kan det ikke! Måske er det mine 25 år med lager og logistik der spiller lidt ind der, fordi en vare eller et produkt kan jo kun enten ligge på hylden eller ikke ligge på hylden – så at sige!

Nogen syntes jeg godt kan være lidt usmidig og ja, det kan der måske være noget om. Men når du sidder alene i en virksomhed og du selv har alle kasketterne på, så er det vigtigt med diciplinen og at du har noget helt enkelt at forholde dig til – så usmidigt eller ej, så virker det og det virker for mig!

Min dag er planlagt time for time!

Jeg har simpelthen opdelt min hverdag i små kasser og puttet de opgaver som skal løses i løbet af dagen ind i disse kasser. Det giver mig det fornødne overblik over både arbejdsopgaver og arbejdstiden der er til rådighed – og det med arbejdstiden der er til rådighed, det kan godt være et problem, specielt hvis der arbejdes efter “at ting tager den tid der er til rådighed”.

Her har jeg oplevet at de mest simple opgaver kan tage 1 time, men også 4 timer – fordi der nu engang var 4 timer til rådighed, og fair nok såfremt det kan accepteres i virksomheden, men det er bestemt ikke effektivt! Derfor kører jeg selv efter et skema, som du kan se herunder…

Min dag ser således ud:

• Kl. 07:00 – godmorgen (ja, jeg er lidt priviligeret )
• Kl. 08:00 – tændes computeren på hjemmekontoret, der tjekkes for indgåede ordre og mail’s fra kunder.
• Kl. 09:00 – jeg kører afsted til mit lager og kontor.
• Kl. 09:15 – 11:00 – udskrivning af ordre, fremtagning, pakning og klargøring af ordre der sendes med GLS.
• Kl. 11:00 – 11:30 – venter på at Post Danmark har været forbi med varer fra mine leverandører – derefter kører jeg til GLS centrallager med ordrerne.
• Kl. 11:30 – 12:30 – tilbage til hjemmekontoret og få lidt frokost, ja det er vigtigt og der er sikkert mange der springer over her derefter tilbage til lageret igen.
• Kl. 12:30 – 14:30 – fremtagning, pakning og klargøring af ordre der skal med Post Danmark.
• Kl. 15:00 – aflevering af ordre på Post Danmark’s centrallager.
• Kl. 15:00 – 18:00 -  (kun mandag, tirsdag og onsdag)  bliver der bogført, faktureret, afstemt bankkonti og lagt vare på plads som er kommet hjem fra leverandørerne.
• Kl. 14:00 – 18:00 – (kun torsdag og fredag) passer mit nye ekstra arbejde i vinfirmaet, samt levering til Post Danmark.
• Kl. 18:00 – så er det hjemad.
• Kl. 21:00 – har jeg en plan om at slukke for computeren (undgå twitter og mail’s ect.) og slappe af, det lykkedes som regel omkring kl. 23:00 at gennemfører dette – men det kender du sikkert

En af mine leverandører leverer med DSV og de leverer allerede kl. 08:00 – der har jeg en fast aftale om at de ringer til mig en time før ankomst og den dag jeg ved at de kommer, der starter dagen så allerede kl. 06:00… gab!

Kan der aldrig komme noget i vejen således at mit skema ikke holder? Selvfølgelig kan der det – men så kommer det som regel helt uventet, idet jeg f.eks. planlægger alle leverancer til kun at være om mandage, tirsdage og onsdage. Jeg lader ikke mit “program” løbe løbsk fordi jeg en dag ikke rigtigt kan komme op i gear – det går simpelthen ikke, fordi der er kun mig selv til at indhente den tabte tid.

Weekenden er helligbrøde!

Jeg har altid værnet meget omkring min weekend, den er for mig og fruen, men efter at jeg er startet i vinfirmaet har jeg fået lørdagen med som arbejdsdag også – det er foreløbigt i en prøveperiode for at se om kunderne kommer rundt omkring butikken på en lørdag.

Men det er en afslappende form for arbejde, ingen stres og jag, og  ingen tider der skal overholdes – blot sørge for de fremmødte kunder, det er rigtigt hyggeligt ;-) At holde fri i weekenden, det er meget vigtig, kan dette ikke lade sig gøre, så se om du kan finde en almindelig hverdag i løbet af ugen hvor der kan holdes fri!

Er dit arbejde og din dag lagt i faste rammer, eller skrider tiden for dig hele tiden og giver dig unødigt stres?

Så husk på at der kommer intet godt ud af stres, kun et dårligt helbred!

P.S. dette er tilføjet efter udgivelsen og efter at @Mikael havde spurgt omkring outsourcing! Hvis du laver din egen liste og sætter det op i et skema, så vil det tit se voldsommere ud end det måske egentligt er og selvom der er mange opgaver kan du sagtens nå det hele. Men skulle du ikke kunne nå det hele, så er skemaet et godt redskab til brugen ved outsourcing, fordi du direkte kan pege på den eller de opgaver som du ikke selv længere vil beskæftige dig med!